1. Präambel
Auf der Grundlage der Satzung des Golfclubs Duvenhof beschließt der Vorstand des Golfclubs Duvenhof e.V. folgende, für die Mitglieder, Gäste und Organe des Golfclubs Duvenhof e.V. e.V. verbindlichen Regelungen zum Umgang, der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder und Gäste.

Die Golfanlage Golfsport Willich GmbH &Co. KG hat die Regelungen dieser Richtlinie in den jeweiligen Spielverträgen integriert.

2. Grundsätze der Datenerhebung und Datenverarbeitung
Eine Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich nur, soweit dies zur Erfüllung der Satzungszwecke des Golfclubs Duvenhof e.V. notwendig ist.

Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Rahmen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

3. Gemeinsame Verantwortliche (Art. 26 DSGVO)
Der Spielbetrieb auf der Golfanlage Duvenhof wird von zwei verschiedenen Rechtsformen organisiert, der Golfsport Willich GmbH &Co. KG und dem Golfclub Duvenhof e.V.

Da die personenbezogenen Daten der Mitglieder und Gäste in einer gemeinsamen EDV-Anwendung verarbeitet werden, nehmen die beiden Organisation Ihre Verantwortung als gemeinsam Verantwortliche nach Art. 26 DSGVO war.

Die Zusammenarbeit als gemeinsam Verantwortliche wird wie folgt geregelt:

Die Golfsport Willich GmbH &Co. KG ist verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Mitglieder, Gäste und des angestellten Personals in folgenden Kategorien und Bereichen:

• Mitgliederverwaltung der Gesellschafter und Spielverträge über EDV-Software „PC Caddie“
• Einzug der Spielgebühren der verschiedenen Nutzungsverträge
• Verkauf von Green-Fee an Gäste
• Erhebung der Einwilligung von Gästen und Interessenten für die Werbung über News-letter für Angebote der GmbH
• Nutzung der Driving-Range, Erhebung der Range-Gebühren, Nutzung Ballautomaten
• Vermietung von Trolleyschränken
• Bestellung und Ausgabe der DGV-Mitgliedsausweise
• Verwaltung der Zugangsberechtigungen zu den Gebäuden der Anlage
• Vereinbarung mit Turnierorganisatoren zur Nutzung der Golfanlage und der Turnierauswertung
• Durchführung des Spielbetriebes auf der 9-Loch-Anlage mit Ausschreibung, Abwicklung der Anmeldungen, Erstellung der Startlisten, Auswertung der Turnierergebnisse, Erstellung der Ergebnislisten, Veröffentlichung der Start- bzw. Ergebnislisten
• Übertragung der Spielergebnisse an das DGV-Intranet
• Erhebung der Einwilligungen bei besonderen Kursen der Golf-Academy und Übermittlung der Daten an die Golf-Academy'
• Personalverwaltung für Geschäftsführung, Greenkeeping und Hausverwaltung
  
  

Der Golfclub Duvenhof e.V. ist verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Mitglieder, Gäste und des angestellten Personals in folgenden Kategorien und Bereichen:

• Mitgliederverwaltung der Vereinsmitgliedschaften über EDV-Software „PC Caddie“
• Einzug der Mitgliedsbeiträge für den e.V.
• Verkauf von Green-Fee an Gäste
• Bestellung und Ausgabe der DGV-Mitgliedsausweise
• Durchführung des Spielbetriebes mit Ausschreibung, Abwicklung der Anmeldungen, Erstellung der Startlisten, Auswertung der Turnierergebnisse, Erstellung der Ergebnislisten, Veröffentlichung der Start- bzw. Ergebnislisten
• Erhebung der Einwilligung von Gästen und Interessenten für die Werbung über Newsletter für Angebote des e.V.
• Erhebung der Einwilligungen bei besonderen Kursen der Golf-Academy und Übermittlung der Daten an die Golf-Academy
• Übertragung der Spielergebnisse an das DGV-Intranet
• Organisation des Spielbetriebes über den Spielausschuss, ggf. Ausspruch von Beanstandungen bei Regelverletzungen durch den Spielführer
• Organisation der Vorgabenverwaltung über den Vorgabenausschuss
• Abwicklung des Spielbetriebes der verschiedenen Mannschaften des Golfclubs über Sekretariat bzw. den verantwortlichen Mannschafts-Captain
• Organisation des Spielbetriebes bzw. weiterer sozialer Angebote über die verschiedenen Abteilungen (Jugend, Damen, Herren, Senioren) über einen Abteilungsverantwortlichen
• Verantwortung für die ordnungsgemäße Ausübung der Tätigkeiten der verschiedenen Funktionen im Ehrenamt
• Personalverwaltung für Vorstand und Sekretariat
  
  

Sowohl die Golfsport Willich GmbH & Co. KG als auch der Golfclub Duvenhof e.V. haben jeweils einen „Fachverantwortlichen Datenschutz“ bestimmt. Dieser verantwortet die Umsetzung im Einzelnen in direkter Abstimmung mit dem Geschäftsführer der GmbH sowie dem Präsidenten des e.V.

Die „Fachverantwortlichen für Datenschutz“ sind in der Anlage zu dieser Richtlinie konkret benannt.

4. Rechtsgrundlage der Erhebung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Mitglieder
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Mitglieder sind die entsprechenden Verträge. Hierzu gibt es zwei grundlegende Regelungen:

• Nutzungsvertrag der Golfsport Willich GmbH & Co. KG für Spielrechte auf der 9-Loch Golfanlage und der 18-Loch Golfanlage in der jeweils gültigen Fassung.
• Satzung des Golfclub Duvenhof e.V. . Auf der Basis der Ermächtigung für Vereinsordnungen in dieser Satzung hat der Golfclub Duvenhof e.V. eine „Richtlinie zum Umgang mit personenbezogenen Daten der Mitglieder und Gäste“ beschlossen.

5. Erhebung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Mitglieder bei Eintritt (Stammdaten)
Mit dem Beitritt eines Mitglieds in den Verein bzw. bei Abschluss eines Spielvertrages der GmbH werden folgende personenbezogenen Daten erhoben:

• Name, Vorname, Geburtsname
• Bei Familien: Lebenspartner, Kinder
• Geburtsdatum
• Wohnanschrift
• Bankverbindung
• Kommunikationsdaten: Telefonnummer, Mobil-Nummer, Email-Adresse
• gesundheitliche Einschränkungen (Nachweis für die Nutzung von E-Carts bei Turnieren)
• Beruf (freiwillige Angabe)
• Geschäftsanschrift (freiwillige Angabe)
• Früherer Verein (freiwillig)
• Bei Personen unter 18 Jahren: Ebenfalls die oben aufgeführten Punkte der Erziehungs-/Sorgeberechtigten
  
  

Diese personenbezogenen Daten werden in dem EDV-System „Mitgliederverwaltung“ der Golfanlage gespeichert. Jedem Mitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet.

Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Weitere Einzelheiten zu dem eingesetzten Verfahren sowie zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Sicherung der Daten sind in dem „Verzeichnis Verarbeitungstätigkeiten Mitgliederverwaltung“ näher dargestellt.

Die oben genannten personenbezogenen Daten sowie alle Daten in Zusammenhang mit der Bezahlung der Beiträge werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert.

Bei Beendigung der Mitgliedschaft werden diese personenbezogenen Daten bis zum Ende des zweiten Jahres, das dem Jahr mit dem Ende der Mitgliedschaft folgt, gespeichert, um einen ordnungsgemäßen Jahresabschluss zu ermöglichen. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten aus dem System „Mitgliederverwaltung“ gelöscht, sofern das ausscheidende Mitglied nicht zustimmt, dass seine Daten als Gast weiter gespeichert bleiben sollen.

Unabhängig davon werden die Daten gemäß anderer gesetzlicher Speicherfristen (z.B. Gesellschaftsrecht, Steuerrecht) bis zu 10 Jahre nach Ende der Mitgliedschaft gesondert archiviert. Der Zugang zu diesen Archiven ist nur eingeschränkt möglich.

6. Erhebung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Mitglieder während der Mitgliedschaft (Bewegungsdaten)
Während der Mitgliedschaft werden personenbezogene Daten in Zusammenhang mit der Ausübung der Mitgliedschaft verarbeitet. Dies sind insbesondere Daten in folgenden Kategorien oder Bereichen:

• Teilnahme am Spielbetrieb (Turnieranmeldung, Startlisten, Ergebnisse)
• Teilnahme an sonstigen Veranstaltungen
• Teilnahme an Trainingsveranstaltungen
• Startzeitenbuchungen
• Miete von Trolleyschränken
• Guthabenverwaltung Nutzung Driving Range, Ballautomat
• Umsatzdaten im Pro-Shop
• Newsletter und Info-Mail an Mitglieder
  
  

Diese Daten und Informationen werden von beiden Verantwortlichen verarbeitet, da sie zur Förderung des Vereinszweckes und zur Durchführung des Spielbetriebes erforderlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung oder Nutzung entgegensteht.

Diese Bewegungsdaten werden nach den Löschregelungen aus Nr. 5 gelöscht.

7. Datenübermittlung an DGV, Ausweisbestellung, DGV-Intranet
Die Golfanlage Duvenhof ist an das Intranet des Deutschen Golf Verbandes e. V. (DGV) angeschlossen.

Der Golfclub und die GSW für 9-Loch übermitteln personenbezogene Daten ihrer Mitglieder an den DGV, soweit dies zur Erfüllung seiner Vereinszwecke und zur Erfüllung seiner Verpflichtungen gegenüber dem DGV erforderlich ist. Einzelheiten regelt Ziff. 7 der Aufnahme- und Mitgliedschaftsrichtlinien des DGV, die in ihrer jeweils gültigen Fassung Anwendung finden. Die Aufnahme- und Mitgliedschaftsrichtlinien des DGV können in ihrer jeweils gültigen Fassung im Clubsekretariat und im Internet unter www.golf.de/dgv eingesehen werden.

Im Einzelnen handelt es sich dabei um folgende Daten zur Verwendung für die ebenfalls nachfolgend beschriebenen Zwecke:

• zur Ausgabe des DGV-Ausweises Mitgliedsnummer, Name, Vorname, Titel, Funktion im Club, Spielrecht und Stammvorgabe des Golfspielers sowie das Länderkennzeichen, Geburtsdatum, Altersklasse, Geschlecht, Jahr der Ausgabe des Ausweises, Datum der Gültigkeit des Ausweises, Datum der Bestellung des Ausweises sowie das Datum der Stammvorgabe,
• zur Abbildung eines Regionalitätskennzeichens auf dem DGV-Ausweis die Entfernung zwischen einer Wohnanschrift des Ausweisinhabers und dem Clubhaus des den DGV-Ausweis ausgebenden DGV-Mitglieds,
• zur Vergabe einer eindeutigen Spieleridentifikationsnummer Name, Vorname, Ge-schlecht, Geburtsdatum, Postleitzahl und Clubnummer,
• zur Analyse der Einzugsgebiete von Golfplätzen die Länderkennzeichen und die Postleitzahlen der Wohnorte,
• zur Weiterleitung an den Heimatclub, zur Ermittlung von Ranglisten und für statistische Auswertungen durch den DGV und die LGV die Wettspielergebnisse der Golfspieler,
• zur Darstellung der Wettspielergebnisse auf www.golf.de Name, Vorname, Titel, Geschlecht, Name des Heimatclubs, Wettspielergebnisse und Vorgabendaten (sofern der Veröffentlichung nicht vom betroffenen Golfspieler widersprochen wurde),
• zur Erstellung von Melde- und Startlisten von Golfturnieren zur Veröffentlichung auf www.golf.de DGV-Nummer, Name des Heimatclubs, Mitgliedsnummer, Spieleridentifikationsnummer, Name, Vorname, Titel, Stammvorgabe, Turnier, Startzeit, Spielergruppe und Abschlag. Der Zugang zur Meldeliste ist beschränkt auf die zum Turnier angemeldeten Personen; der Zugang zu Startlisten ist beschränkt auf die Personen einer Spielergruppe,
• zur Darstellung von Melde-, Start- und Handicaplisten sowie Wettspielergebnissen Weitergabe der in vorstehenden Buchstaben (e. und f.) genannten Daten an den Betreiber des Internetportals www.mygolf.de (sofern der Veröffentlichung nicht vom betroffenen Golfspieler widersprochen wurde). Der Zugang zu Handicaplisten ist beschränkt auf Personen mit identischem Heimatclub; der Zugang zu Meldelisten ist beschränkt auf die zum Turnier angemeldeten Personen; der Zugang zu Startlisten ist beschränkt auf die Personen einer Spielergruppe,
• zur Weitergabe anlässlich von Gastspielerabfragen ausländischer Golfclubs, die einem EGA-Mitglied angehören (nur innerhalb der EU bzw. in Ländern mit von der EU anerkanntem angemessenem Datenschutzniveau) Vorname, Name, Titel, Geschlecht, Geburtsdatum, Name des Heimatclubs, DGV-Nummer, Mitgliedsnummer, Stammvorgabe (inkl. Datum) sowie die Spieleridentifikationsnummer. Bei Gastspielerabfragen von DGV-Mitgliedern wird darüber hinaus die Altersklasse, die Funktion im Club, eine gegebenenfalls bestehende Vorgabensperre, das Spielrecht im Club sowie das Ablaufdatum des DGV-Ausweises weitergegeben,
• zur Veröffentlichung im Internet unter www.golf.de/dgv die Vornamen, Namen, Titel, Funktionen und E-Mail-Adressen der Funktionsträger. Übermittelt das DGV-Mitglied über den Kreis der Funktionsträger des DGV-Mitglieds hinausgehende personenbezogene Daten an das DGV-Intranet, so hat es dafür Sorge zu tragen, dass dafür eine schriftliche Einwilligung des Betroffenen vorliegt.
  
  

Die vorstehend aufgeführten Daten werden vom DGV spätestens ein Jahr nach dem Ausscheiden des Mitglieds aus dem GC gelöscht, es sei denn, die Person tritt einem anderen Golfclub bei, der ebenfalls ordentliches Mitglied mit Spielbetrieb im DGV ist.

8. Zugang zu Mitgliederverzeichnissen
Da die Weitergabe der personenbezogenen Daten der Mitglieder nicht der Förderung des Vereinszwecks dient, kann ein Zugang zu dem gesamten Mitgliederverzeichnis nur dann erfolgen, wenn ein berechtigtes Interesse des Betroffenen vorliegt.

Eine Veröffentlichung eines Mitgliederverzeichnisses erfolgt nicht. Es erfolgt jedoch ein monatlicher Aushang der HCP-Listen mit Name, Vorname und HCP. Diese Listen sind zudem im Mitdliederbereich der Homepage des GC Duvenhof e.V. einsehbar.

Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis bestimmter Mitgliederdaten erfordert (Abteilungsverantwortliche, Mannschafts-Captains o.ä.), erhalten eine Mitgliederliste mit den erforderlichen Daten derjenigen Gruppe ausgehändigt, für die sie zuständig sind.

In diesem Fall sind die Daten gegen unberechtigten Zugriff zu sichern und nach Ende der jeweiligen Tätigkeit zu löschen. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte ist nicht gestattet.

9. Erhebung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Interessenten oder Gästen
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Gästen bei offenen Turnieren oder Schnupperangeboten der Golfanlagen Duvenhof erfolgt im Rahmen einer Einwilligung. Hierauf wird bei der jeweiligen Anmeldung gesondert hingewiesen (Turnierausschreibung, Anmeldeformular für Schnupperangebote).

Zu Beginn eines Jahres wird überprüft, ob Daten von Gästen gespeichert sind, bei denen in den letzten beiden zurückliegenden Jahre keine Aktivität (Besuch Golfanlage o.a.) verzeichnet wurde. Diese Daten werden gelöscht, sofern kein weiteres berechtigtes Interesse vorliegt.

10. Presseveröffentlichungen
Presseveröffentlichungen über Turnierergebnisse dienen der Verwirklichung des Vereins-zwecks, hierbei ist auch die Nennung der Namen der Sieger zulässig.

Bei sonstige Presseveröffentlichungen über besondere Ereignisse auf der Golfanlage ist bei der Veröffentlichung personenbezogener Daten von Mitgliedern oder Gästen der Text vor der Veröffentlichung mit dem Datenschutzbeauftragten abzustimmen, da dies nur im Einzelfall beurteilt werden kann.

Zu Bildveröffentlichungen wird auf die folgenden Ausführungen verwiesen.

11. Internetseiten der Golfanlage Duvenhof
Die Golfanlage Duvenhof verfügt über zwei umfangreiche Internetpräsentationen (www.duvenhof.de für GSW und www.gcdw.de für GCD). Die Pflege der Seiten erfolgt durch das jeweilige Sekretariat der GSW bzw. des GCD.

Zur Veröffentlichung von Startlisten und Ergebnislisten wird auf die nachfolgenden Punkte verwiesen.

Sollen auf den Internetseiten im Rahmen von Berichten oder sonstigen Darstellungen personenbezogene Daten von Mitgliedern, Gästen veröffentlicht werden, dann ist dies nur im Rahmen einer Einwilligung möglich. Hierauf sind auch die jeweiligen verantwortlichen Mitglieder für bestimmte Gruppen oder Mannschaften hinzuweisen.

Jedes Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Verantwortlichen für Datenschutz oder gegenüber dem Datenschutzbeauftragten einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage der jeweiligen Golfanlage entfernt.

12. Videokameras auf der Golfanlage Duvenhof
Videokameras sind auf der Golfanlage Duvenhof wie folgt im Einsatz:

Da auf der 18-Loch-Anlage keine Teetime Reservierung praktiziert wird, sondern nach Ballspirale gestartet wird, hat der GCD eine Videokamera (Web-Cam) mit Blick auf die Ballspirale eingerichtet. Diese dient den Mitgliedern und Gästen, um das Spielaufkommen zu ermitteln. Die Kamera ist so ausgerichtet, dass Personen nicht unmittelbar erkennbar sind. Eine Aufzeichnung der Web-Cam erfolgt nicht.

Zur Verhinderung von Straftaten und Einbrüchen ist im Pro-Shop eine Videokamera installiert, die nur außerhalb der Öffnungszeiten aktiviert ist, so dass zunächst keine personenbezogene Daten gespeichert werden, außer im Falle eines unberechtigten Zutritts zum Pro-Shop.

Der Umstand der Beobachtung und der Name und die Kontaktdaten des Verantwortlichen werden durch geeignete Maßnahmen auf der Anlage deutlich dargestellt.

Die Speicherung der erhobenen Daten ist zulässig, da sie zum Erreichen des verfolgten Zwecks erforderlich ist und keine Anhaltspunkte bestehen, dass schutzwürdige Interessen der Betroffenen überwiegen. Die Daten werden spätestens nach einer Woche gelöscht, wenn kein Grund für die weitere Verwendung besteht.

13. Verarbeitung der Daten durch die Golf-Academy Michael Baldringer
Die Golf-Academy Michael Baldringer wird durch den Head-Pro Michael Baldringer betrieben und ist eine eigenständige Gesellschaft, die für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Trainingsteilnehmer selbst verantwortlich ist.

Bei besonderen Angeboten der Golfanlage Duvenhof zu „Schnupperkursen“, Trainingsangeboten für Mannschaften und Jugend oder „Schnuppermitgliedschaften“ erfolgt die Verarbeitung der Daten der Teilnehmer im Rahmen einer Einwilligung bei der Anmeldung zu den Angeboten. Hier wird auch auf die Datenübermittlung an die Golf-Academy Michael Baldringer hingewiesen.

Ein weiterer Datenaustausch zwischen der Golfanlage Duvenhof und der Golfakademie findet nicht statt. Die Trainer der Golf-Academy haben keinen Zugang zur Mitgliederverwaltung der Golfanlage Duvenhof.

14. Bildveröffentlichungen von Personen über 16 Jahre
Golfvereine dürfen aus Gründen des Persönlichkeitsschutzes grundsätzlich keine Angaben über Mitglieder an die Presse oder an andere Medien übermitteln, soweit schutzwürdige Interessen der Mitglieder entgegenstehen.

Schutzwürdige Interessen stehen nicht entgegen, wenn nur der Name und ein Spiel- bzw. Wettspielergebnis im Rahmen einer Berichterstattung über ein Vereinswettspiel weitergegeben wird. Mit einer solchen üblichen Berichterstattung muss das Mitglied rechnen und willigt darin von vornherein ein.

Eine Veröffentlichung von Bildern von Personen ist dagegen grundsätzlich nur mit Einwilligung der Betroffenen zulässig.

Dabei sind zwei Ausnahmeregelungen von Bedeutung: Eine Einwilligung ist nicht erforderlich bei besonderen Turnierereignissen als sogenannte „Ereignisse der Zeitgeschichte“ (z.B. großes Sponsorenturnier) oder bei größeren Veranstaltungen.

Bei allen anderen Fällen wird eine Einwilligung zur Veröffentlichung von Bilder benötigt.

Werden die einzelnen Gewinner im Rahmen von Siegerehrungen gebeten, für eine Bildaufnahme sich aufzustellen, dann sind sich die Teilnehmer bewusst, dass diese Aufnahmen zur Veröffentlichung dienen und willigen insofern ein. Bei der Durchführung der Siegerehrung wird darauf nochmals ausdrücklich hingewiesen.

Sollen Bildaufnahmen von Turnierteilnehmern oder auch von Veranstaltungen gemacht werden, ohne dass die Teilnehmer sich darüber direkt bewusst sind, dann wird bei der Turnieranmeldung bzw. zu Beginn der Veranstaltung in geeigneter Form darauf hingewiesen. Sollte ein Betroffener von seinem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, dann ist dies mit den eingesetzten Fotografen entsprechend zu regeln.

Gleiches gilt auch für Bildaufnahmen im Rahmen von Sponsorenturnieren durch Personal oder Dienstleister des Sponsors.

15. Bildveröffentlichungen von Kindern und Jugendlichen bis 16 Jahre im Internet oder Social Media Plattformen
Hier hat die DSGVO in Art. 8 eine ausdrückliche gesetzliche Regelung in Bezug auf die Einwilligung von Kindern und Jugendlichen für Personen mit einer Altersgrenze von 16 Jahren geregelt.

Die besondere Einwilligung von Erziehungsberechtigten ist gem. Art. 8 DSGVO erforderlich, wenn in Golfanlagen ein sogenannter „Dienst der Informationsgesellschaft“ angeboten wird. Ein „Dienst der Informationsgesellschaft“ liegt insbesondere bei Verwendung von Social-Media-Plattformen (z.B. Facebook) vor.

Bei Veröffentlichung von Bilder von Kindern und Jugendlichen im Internet kann eine Einwilligung des Jugendlichen vorliegen, sofern das Kind oder der Jugendliche über die notwendige Verstandesreife verfügt. Ansonsten ist eine Einwilligung der Erziehungsberechtigten erforderlich, sofern nicht eine der oben genannten Ausnahmeregelungen greift (Ereignis der Zeitgeschichte, große Veranstaltung).

Dies bedeutet, dass für die Veröffentlichung von Bildern von Kindern und Jugendlichen (z.B. Turnier-, Mannschaftsbilder) in Social-Media-Plattformen die Einwilligung der Erziehungsberechtigten ZWINGEND vorliegen muss!

Die Golfanlage Duvenhof wird deshalb von allen Erziehungsberechtigten der Kinder und Jugendliche mit Mitgliedsstatus eine entsprechende Einwilligung einholen. Sollten einige Eltern und Erziehungsberechtigte nicht eingewilligt haben, muss der Jugendwart in Zusammenarbeit mit dem Sekretariat und der Golf-Academy bzw. die Verantwortlichen für die Durchführung von Wettspielen sicherstellen, dass keine Bilder von Kindern und Jugendlichen im Internet veröffentlicht werden, bei denen die Einwilligung nicht vorliegt.

Bei Kindern und Jugendlichen anderer Golfclubs, die an Turnieren als Gastspieler teilnehmen, kann in der Praxis nicht sichergestellt werden, dass die Einwilligungen der jeweiligen Erziehungsberechtigten vorliegen. Deshalb werden KEINE Bilder von diesem Personenkreis im Internet der Golfanlage Duvenhof oder in den Social Media-Plattformen veröffentlicht, sofern keine Einwilligungen vorliegen.

Auf diesen Punkt wird auch bei den Vereinbarungen von Sponsorenturnieren der Sponsor ausdrücklich hingewiesen.

16. Startzeiten für Turniere
Wegen der mit dem Internet verbundenen Risiken ist sicherzustellen, dass der Zugriff auf eine Startliste über das Internet nicht für jedermann möglich ist. Eine Startliste enthält sensible Daten, nämlich die Startzeiten einzelner Personen, die gleichzeitig deren Abwesenheit von zu Hause dokumentieren.

Die Veröffentlichung einer Melde- und Startliste im Internet ist deshalb nur über einen passwortgeschützten Zugang möglich. Der Aushang einer Startliste am Schwarzen Brett im Golfclub ist zulässig. Über die Verfahrensweise werden alle Turnierteilnehmer durch einen Hinweis in der Rahmenausschreibung und in der jeweiligen Turnierausschreibung informiert.

17. Ergebnislisten von Turnieren
Dem Aushang von Ergebnislisten stehen keine überwiegenden schutzwürdigen Interessen der Mitglieder regelmäßig entgegen. Dies dient unmittelbar der Verwirklichung des Vereinszwecks (Sportausübung durch die Mitglieder) und ist daher zulässig, auch die Veröffentlichung der Ergebnisliste im Internet.

Über die Veröffentlichung von Ergebnislisten werden alle Turnierteilnehmer durch einen Hinweis in der Rahmenausschreibung und in der jeweiligen Turnierausschreibung informiert.

Widerspricht ein Betroffener der Veröffentlichung seiner Daten im Rahmen der Ergebnisliste, so ist dies entsprechend zu dokumentieren und umzusetzen. In diesem Fall wird der Name in der Ergebnisliste nicht veröffentlicht.

18. Startzeiten-Buchung für die 9-Loch-Anlage über Buchungsportal
Zur Abwicklung eines effizienten Startzeiten-Buchungsmoduls ist es erforderlich, dass bei Buchung einer Startzeit für den Interessenten ersichtlich ist, welche weiteren Mitspieler bereits diese mögliche Startzeit gebucht haben.

Eine Einsicht in die Übersicht der gebuchten Personen ist nicht für jedermann möglich, sondern erst nach einer passwortgeschützten Anmeldung am Buchungssystem.

Alle Nutzer des Buchungssystems werden bei der ersten Anmeldung über eine entsprechende Informationsseite über diese Veröffentlichung informiert und müssen bei der Erst-Registrierung im Buchungsmodul diesen Datenschutzregeln zustimmen.

19. Datenübermittlung an Sponsoren
Eine Weitergabe von personenbezogenen Daten von Turnierteilnehmern an Sponsoren ist nur mit Einwilligung des Betroffenen zulässig. Diese Einwilligung wird im Rahmen der Turnieranmeldung erhoben.

Widerspricht ein Turnierteilnehmer im Rahmen der Turnieranmeldung der Weitergabe seiner Daten an den Sponsor, dann ist ein Ausschluss aus dem Turnier gesetzlich nicht zulässig. In diesem Fall kann der Turnierteilnehmer allerdings ggf. von den Turnierpreisen durch den Sponsor ausgeschlossen werden. Die Einzelheiten erfolgen im Rahmen der jeweiligen Sponsorenvereinbarung zwischen der Golfanlage Duvenhof und dem Sponsor.

20. Weitere themenspezifische Richtlinien
Folgende weitere Richtlinien ergänzen diese Datenschutz-Richtlinie:

• Richtlinie zur internen Datenverarbeitung der Daten der Mitarbeiter und zur Informationssicherheit auf der Golfanlage

21. Informationen an die Betroffenen
Durch die Regelungen der DSGVO sind die Informationspflichten an die Betroffenen deutlich erweitert worden.

Die Golfanlage Duvenhof hat deshalb im Juni 2018 alle Mitglieder in einem Informationsschreiben über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten informiert. Bei wesentliche Veränderungen oder Ausweitungen sind ergänzende Informationen allen Mitgliedern zur Verfügung zu stellen.

Diese Informationen sind auch auf den Internetseiten der Golfanlage jederzeit in der aktuellen Fassung abrufbar. Jedem neuen Mitglied wird im Rahmen seines Beitritts ein entsprechendes Informationsblatt ausgehändigt.

22. Auskunftsrecht des Betroffenen, Widerspruchsmöglichkeiten
Jedes Mitglied hat das Recht, jederzeit eine Auskunft über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten in der Golfanlage Duvenhof zu verlangen. Ein solches Ersuchen ist durch den Beschäftigten, gegenüber dies geäußert wird, entgegenzunehmen und unverzüglich an den Verantwortlichen für Datenschutzweiterzuleiten. Dieser wird die Beantwortung in Abstimmung mit den Verantwortlichen der Golfanlage vornehmen.

Widerspricht ein Mitglied einer Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten, ist in gleicher Weise zu verfahren.

23. Verzeichnisse über Verarbeitungstätigkeiten
Zu den einzelnen Verfahren zur Verarbeitung per sonenbezogener Daten sind entsprechende Verzeichnisse über diese Verarbeitungstätigkeiten vorhanden, die regelmäßig aktuell gehalten werden.

24. Meldung von Datenpannen
Die neuen gesetzlichen Regelungen sehen nun vor, dass eine „Datenpanne“ unverzüglich, spätestens innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde zu melden ist.

Was ist eine „Datenpanne“?

Die Möglichkeiten, dass personenbezogene Daten in unbefugte Hände gelangen, sind vielseitig, z.B.

• eine Webanwendung, die eine Sicherheitslücke aufweist,
• ein Bug im Webserver, der einen Vollzugriff auf Systemebene ermöglicht,
• ein verlorener USB-Stick mit Personendaten,
• ein Einbruch in den Serverraum,
• Diebstahl eines mobilen Endgerätes (Laptop, Smartphone), auf dem Zugangsdaten zum IT-System der Golfanlage gespeichert sind,
• Angriff von außen durch Schadsoftware wie Virus oder Trojaner,
• Missbrauch von Personendaten durch Beschäftigte,
• Unzulässige Weitergabe von Daten an Dritte.
  
  

Jeder Beschäftigte und jeder ehrenamtliche Funktionsträger der Golfanlage Duvenhof wird deshalb ausdrücklich gebeten, bei Verdacht einer Datenpanne unverzüglich den Verantwortlichen für Datenschutz der Golfanlage zu informieren. Wenn möglich sollte das Formular „Interne Meldung Datenpanne“ verwendet werden.

Der Datenschutzbeauftragte wird die weiteren erforderlichen Schritte in Abstimmung mit den Verantwortlichen der Golfanlage Duvenhof einleiten.

Willich, 27. Juni 2018